Nebenkostenabrechnung 2025: So tricksen Vermieter – und wie wir 623 € zurückholten

Es war wieder mal soweit – der dicke Umschlag vom Vermieter lag im Briefkasten, und wir wussten beide sofort, was drin war. Die jährliche Betriebskostenabrechnung. Mein Mann seufzte schon beim Anblick des Briefes, während ich den Kaffee aufsetzte, denn wir ahnten: Das wird wieder ein längerer Abend am Küchentisch. Letztes Jahr hatten wir 487 Euro nachzahlen müssen, und die Hoffnung, dass es diesmal anders sein würde, war gering. Als wir dann das achtseitige Dokument durchblätterten, stolperten wir über Positionen wie "Dachrinnenreinigung", "Wartung der Heizungsanlage" und merkwürdigerweise zweimal "Hausmeisterservice". Das konnte doch nicht alles rechtens sein? So begann unsere intensive Auseinandersetzung mit dem deutschen Nebenkostenrecht – eine Reise durch Paragraphen, Gerichtsurteile und überraschende Erkenntnisse, die uns am Ende tatsächlich 623 Euro Rückzahlung einbrachte.

Die ersten Zweifel kamen uns, als wir die Position "Gartenpflege" sahen. Stolze 890 Euro wurden da auf alle Mieter umgelegt, dabei bestand unser "Garten" aus einem winzigen Rasenstück vor dem Haus und drei mickrigen Büschen. Unsere Nachbarin Frau Müller, pensionierte Finanzbeamtin und wandelndes Mietrechtslexikon, klärte uns bei einem zufälligen Treffen im Hausflur auf: "Gartenpflege ist grundsätzlich umlagefähig, aber nur die laufende Pflege – Rasenmähen, Hecke schneiden, Laub fegen. Neuanpflanzungen oder größere Umgestaltungen muss der Vermieter selbst zahlen." Sie empfahl uns, die einzelnen Rechnungen einzusehen, was unser gutes Recht sei. Tatsächlich fanden wir später heraus, dass der Vermieter die komplette Neugestaltung des Vorgartens inklusive neuer Büsche für 600 Euro mit eingerechnet hatte – eindeutig nicht umlagefähig.

Was viele Mieter nicht wissen: Die umlagefähigen Betriebskosten sind in der Betriebskostenverordnung genau festgelegt. Es gibt genau 17 Kostenpositionen, die der Vermieter umlegen darf, vorausgesetzt, dies wurde im Mietvertrag vereinbart. Dazu gehören die Grundsteuer, Wasserkosten, Entwässerung, Heizkosten, Warmwasserkosten, Aufzug, Straßenreinigung, Müllabfuhr, Hausreinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinreinigung, Versicherungen, Hauswart, Gemeinschaftsantenne oder Kabelanschluss, Wascheinrichtungen und sonstige Betriebskosten, die im Mietvertrag konkret benannt sein müssen. Alles andere ist Sache des Vermieters.

Die Heizkosten waren bei uns der größte Posten mit über 1.400 Euro für unsere 75-Quadratmeter-Wohnung. Hier lohnt sich genaues Hinschauen besonders. Der Vermieter muss zwischen 50 und 70 Prozent der Heizkosten nach Verbrauch abrechnen, der Rest wird nach Wohnfläche umgelegt. Bei uns waren es 70 Prozent nach Verbrauch, was eigentlich fair klingt. Allerdings bemerkten wir, dass die Gesamtkosten für Heizöl um 30 Prozent gestiegen waren, obwohl der Ölpreis im Abrechnungsjahr gefallen war. Des Rätsels Lösung: Der Vermieter hatte kurz vor Jahresende den Tank vollgetankt, als die Preise gerade hoch waren. Ob das Absicht oder Pech war, konnten wir nicht klären, aber ärgerlich war es trotzdem.

Ein besonders ärgerliches Thema war die doppelte Hausmeisterposition. Einmal tauchten 1.200 Euro für "Hausmeisterservice" auf, dann nochmal 800 Euro für "Hauswarttätigkeiten". Wir kannten nur einen Hausmeister, Herrn Schmidt, der einmal die Woche für zwei Stunden kam, den Hof fegte und nach dem Rechten sah. Bei genauerem Nachfragen stellte sich heraus: Die 800 Euro waren für eine externe Firma, die im Winter den Schnee räumte. Das hätte als "Winterdienst" ausgewiesen werden müssen, nicht als Hauswarttätigkeit. Außerdem war fraglich, ob Herr Schmidt wirklich Kosten von 1.200 Euro im Jahr verursachte bei zwei Stunden pro Woche.

Kostenart	Umlagefähig	Nicht umlagefähig	Unsere Erfahrung
Gartenpflege	Laufende Pflege	Neuanpflanzungen	600€ zu viel berechnet
Hausmeister	Tätigkeiten laut Vertrag	Reparaturen	Doppelt abgerechnet
Heizungswartung	Jährliche Wartung	Reparaturen	180€ Reparatur entdeckt
Dachrinnenreinigung	Ja, wenn regelmäßig	Einmalige Reinigung	War einmalig - 240€
Verwaltungskosten	Nein	Immer Vermietersache	350€ versteckt

Diese Tabelle erstellten wir während unserer Analyse und sie half uns enorm, den Überblick zu behalten.

Die Wasserkostenabrechnung birgt oft Überraschungen. Bei uns wurden die Kosten nach Personenzahl umgelegt, obwohl wir Wasserzähler in der Wohnung haben. Das ist nur zulässig, wenn nicht alle Wohnungen Zähler haben oder die Ablesung unzumutbar wäre. Wir prüften nach: Alle Wohnungen hatten Zähler, der Vermieter war nur zu bequem gewesen, sie ablesen zu lassen. Nach unserer Beschwerde musste er die Abrechnung korrigieren. Unser tatsächlicher Verbrauch lag 20 Prozent unter dem Durchschnitt – das machte 87 Euro Unterschied.

Ein weiterer Knackpunkt waren die Versicherungen. Grundsätzlich darf der Vermieter die Gebäudeversicherung und die Haftpflichtversicherung für das Gebäude umlegen. Nicht umlagefähig sind hingegen Mietausfallversicherungen, Rechtsschutzversicherungen oder die private Haftpflicht des Vermieters. In unserer Abrechnung versteckte sich eine "Vermieter-Rechtsschutzversicherung" über 280 Euro – eindeutig nicht umlagefähig. Als wir das monierten, behauptete der Vermieter erst, das sei ein Versehen gewesen. Komisch nur, dass der gleiche "Fehler" schon in der Vorjahresabrechnung aufgetaucht war.

Die Müllgebühren sorgten für Diskussionen in der Hausgemeinschaft. Wir haben vier Mülltonnen für zwölf Parteien, aber Familie Weber im Erdgeschoss betreibt ein Home-Office und produziert Unmengen an Verpackungsmüll. Rechtlich werden Müllgebühren aber nach Wohnfläche oder Personenzahl umgelegt, nicht nach tatsächlichem Müllaufkommen. Unfair, aber so ist die Rechtslage. Allerdings entdeckten wir, dass der Vermieter die Kosten für eine Sperrmüllabfuhr mit eingerechnet hatte. Das geht nur, wenn es sich um regelmäßige Sperrmülltermine handelt. Die einmalige Entsorgung der alten Küche aus der Nachbarwohnung durfte er nicht umlegen – weitere 120 Euro zu unseren Gunsten.

Besonders wichtig ist die Einhaltung der Abrechnungsfrist. Der Vermieter muss die Betriebskostenabrechnung innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums erstellen. Kommt sie später, kann er keine Nachzahlung mehr fordern, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Unser Vermieter schickte die Abrechnung für 2022 erst im Februar 2024 – zwei Monate zu spät. Er argumentierte, die Hausverwaltung hätte gewechselt. Das Amtsgericht sah das anders: Ein Verwalterwechsel sei vom Vermieter zu vertreten. Wir mussten die geforderten 487 Euro Nachzahlung nicht bezahlen.

Die Prüfung der Beleuchtungskosten brachte eine interessante Entdeckung. Abgerechnet wurden 340 Euro für "Allgemeinbeleuchtung". Wir zählten nach: sechs Lampen im Treppenhaus, zwei im Keller, eine im Hof. Bei LED-Lampen mit je 10 Watt und geschätzten 8 Stunden Brenndauer täglich kamen wir auf maximal 80 Euro Stromkosten im Jahr. Wo kamen die restlichen 260 Euro her? Es stellte sich heraus, dass der Vermieter den Strom für seine privat genutzte Garage mit über den Allgemein-Stromzähler laufen ließ. Das war natürlich nicht zulässig.

Ein oft übersehener Punkt ist die Wirtschaftlichkeit. Der Vermieter muss bei den Betriebskosten das Wirtschaftlichkeitsgebot beachten. Er darf also nicht den teuersten Anbieter wählen oder unnötige Leistungen beauftragen. Als wir erfuhren, dass die Treppenhausreinigung 400 Euro im Monat kostete für einmal wöchentlich eine Stunde putzen, wurden wir stutzig. Das wären 100 Euro Stundenlohn! Wir holten Vergleichsangebote ein: Andere Reinigungsfirmen hätten die gleiche Leistung für 200 Euro im Monat erbracht. Der Vermieter musste sich unsere Kritik gefallen lassen, konnte aber für das laufende Jahr nichts mehr ändern. Fürs Folgejahr wechselte er dann doch die Firma.

Die Grundsteuer ist eine der wenigen Positionen, bei der man als Mieter kaum etwas beanstanden kann. Sie wird zu 100 Prozent umgelegt, normalerweise nach Wohnfläche. Allerdings erlebten wir eine Überraschung: Der Vermieter hatte die Grundsteuer für sein gesamtes Grundstück umgelegt, obwohl er die Garage selbst nutzte. Die Garage macht etwa 10 Prozent der bebauten Fläche aus, also mussten 10 Prozent der Grundsteuer rausgerechnet werden. Kleinvieh macht auch Mist – weitere 45 Euro für uns.

Bei den Schornsteinfegerkosten gibt es oft Verwirrung. Umlagefähig sind nur die Kehrgebühren und Überprüfungen nach der Kehr- und Überprüfungsordnung. Nicht umlagefähig sind Reparaturen oder der Austausch von Schornsteinaufsätzen. In unserer Abrechnung fanden wir 280 Euro für "Schornsteinsanierung" – definitiv Sache des Vermieters. Er argumentierte, es sei nur eine Reinigung gewesen, aber die Rechnung sprach eine andere Sprache: "Erneuerung der Schornsteinabdeckung" stand da schwarz auf weiß.

Ein besonders dreister Versuch war die Position "Instandhaltungsrücklage" über 600 Euro. Der Vermieter wollte tatsächlich Geld für zukünftige Reparaturen von uns kassieren! Das ist absolut unzulässig. Instandhaltung und Instandsetzung sind immer Vermietersache und können nicht auf die Mieter umgelegt werden. Nur die laufenden Wartungskosten, zum Beispiel für die Heizung oder den Aufzug, sind umlagefähig. Als wir das monierten, behauptete der Vermieter, das sei ein Tippfehler gewesen. Ein 600-Euro-Tippfehler, na klar.

Die Aufzugskosten waren bei uns ein Streitthema, obwohl wir im dritten Stock wohnen und den Aufzug durchaus nutzen. Mieter im Erdgeschoss müssen nämlich grundsätzlich keine Aufzugskosten zahlen, es sei denn, der Mietvertrag sieht ausdrücklich etwas anderes vor. Familie Schulze im Erdgeschoss hatte das erst nach drei Jahren gemerkt und forderte die zu viel gezahlten Kosten zurück. Der Vermieter musste zahlen, war aber not amused. Die Kosten wurden dann auf die restlichen Mieter umverteilt, was unseren Anteil um 40 Euro pro Jahr erhöhte.

Nach wochenlanger Prüfung hatten wir eine Liste mit strittigen Punkten im Gesamtwert von 1.847 Euro erstellt. Wir formulierten einen höflichen, aber bestimmten Widerspruch und forderten Einsicht in die Originalbelege. Das ist unser gutes Recht – der Vermieter muss die Belege entweder kopieren oder einen Einsichtstermin anbieten. Er wählte Letzteres, vermutlich in der Hoffnung, dass wir keine Lust auf den Termin hätten. Hatten wir aber. Mit Smartphone und Notizblock bewaffnet, fotografierten und notierten wir drei Stunden lang. Die Mühe lohnte sich: Wir fanden weitere nicht umlagefähige Positionen.

Die Verhandlung mit dem Vermieter verlief zäh. Erst wollte er gar nichts anerkennen, dann bot er 200 Euro Kulanz an. Wir blieben hart und drohten mit dem Anwalt. Schließlich einigten wir uns außergerichtlich: Von den 1.847 Euro erkannte er 1.110 Euro an. Da wir eigentlich 487 Euro hätten nachzahlen sollen, bekamen wir unterm Strich 623 Euro zurück. Die Anwaltskosten von geschätzt 500 Euro konnten wir uns sparen.

Ein wichtiger Tipp aus unserer Erfahrung: Führt Buch über alle Betriebskostenabrechnungen! Wir haben jetzt einen Ordner, in dem wir alle Abrechnungen der letzten Jahre sammeln. So können wir Entwicklungen verfolgen und ungewöhnliche Sprünge sofort erkennen. Wenn die Hausmeisterkosten plötzlich um 50 Prozent steigen, stimmt meist was nicht. Auch die Gesamthöhe der Nebenkosten pro Quadratmeter ist ein guter Indikator – der Deutsche Mieterbund veröffentlicht jährlich einen Betriebskostenspiegel zum Vergleich.

Die formellen Anforderungen an eine Betriebskostenabrechnung sind streng. Sie muss eine geordnete Zusammenstellung der Gesamtkosten enthalten, den Verteilerschlüssel angeben, die Berechnung des Anteils des Mieters nachvollziehbar darstellen und die Vorauszahlungen berücksichtigen. Fehlt auch nur eines dieser Elemente, ist die Abrechnung formal unwirksam. Unser Vermieter hatte im ersten Anlauf vergessen, den Verteilerschlüssel für die Heizkosten anzugeben. Wir hätten die komplette Abrechnung anfechten können, einigten uns aber darauf, dass er eine korrigierte Version nachreicht.

Die Verjährungsfristen sollte man im Blick behalten. Nachforderungen des Vermieters verjähren nach drei Jahren, Rückforderungen des Mieters ebenfalls. Aber Achtung: Die Frist beginnt erst am Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Wer also 2024 eine fehlerhafte Abrechnung für 2023 erhält, kann noch bis Ende 2027 Einwände erheben. Unsere Nachbarin hatte das verpasst und ärgerte sich über 400 Euro, die sie hätte zurückfordern können.

Ein kurioser Fall ereignete sich bei den Winterdienstkosten. Der Vermieter hatte 680 Euro für Schneeräumung und Streuen abgerechnet, dabei hatten wir den mildesten Winter seit Jahren mit genau zwei Schneetagen. Wir forderten die Belege an und siehe da: Es war ein Pauschalvertrag mit einer Firma, die pro Winter einen Festpreis kassierte, egal wie oft sie ausrücken musste. Das ist zwar zulässig, aber der Vermieter hatte den Vertrag für fünf seiner Häuser abgeschlossen und die Kosten einfach durch fünf geteilt. Das geht nicht – die Kosten müssen nach der tatsächlich geräumten Fläche aufgeteilt werden. Unser Haus hat den kleinsten Hof, also war unser Anteil zu hoch berechnet.

Die Kabelgebühren sorgten für Diskussionen, weil wir gar kein Kabelfernsehen nutzen, sondern über Satellit empfangen. Trotzdem müssen wir zahlen, wenn der Anschluss vorhanden ist und im Mietvertrag vereinbart wurde. Ab Juli 2024 ändert sich das aber – dann dürfen Kabelgebühren nicht mehr über die Nebenkosten umgelegt werden. Jeder Mieter entscheidet selbst, ob er einen Kabelanschluss will. Wir freuen uns schon auf die Ersparnis von 120 Euro im Jahr.

Nach all diesen Erfahrungen haben wir ein System entwickelt. Sobald die Betriebskostenabrechnung kommt, gehen wir sie Punkt für Punkt durch. Wir prüfen, ob alle Positionen im Mietvertrag genannt sind, ob die Kosten plausibel sind, ob der Abrechnungszeitraum stimmt und ob die formellen Anforderungen erfüllt sind. Bei Unstimmigkeiten fordern wir sofort Belegeinsicht an. Das mag penibel klingen, aber es lohnt sich. In den letzten drei Jahren haben wir insgesamt über 1.500 Euro zu viel gezahlte Nebenkosten zurückbekommen.

Die Luftfeuchtigkeit in der Wohnung spielt übrigens auch eine Rolle bei den Heizkosten. Optimal sind 40 bis 60 Prozent relative Luftfeuchte. Bei zu trockener Luft fühlt sich die Wohnung kälter an, man heizt mehr. Bei zu feuchter Luft droht Schimmel, was wiederum zu Streit mit dem Vermieter führen kann. Wir haben uns ein Hygrometer für 15 Euro gekauft und lüften seitdem viel bewusster. Drei Mal täglich fünf Minuten Stoßlüften reicht meist aus. Das spart Heizkosten und verbessert das Raumklima.

Die Heizkörper regelmäßig zu entlüften, gehört zu den Pflichten des Mieters und spart nebenbei Heizkosten. Wenn es gluckert und der Heizkörper nicht richtig warm wird, ist meist Luft im System. Mit einem Entlüftungsschlüssel für zwei Euro aus dem Baumarkt ist das schnell erledigt. Einfach das Ventil aufdrehen, bis Wasser kommt, dann wieder zudrehen. Wir machen das jetzt jeden Herbst vor der Heizperiode. Der Vermieter hatte mal behauptet, das sei seine Aufgabe und wollte 50 Euro Handwerkerkosten umlegen. Pustekuchen – Kleinreparaturen bis etwa 100 Euro sind Mietersache.

Der hydraulische Abgleich der Heizung ist hingegen Vermietersache und kann die Heizkosten um bis zu 15 Prozent senken. Dabei wird sichergestellt, dass alle Heizkörper gleichmäßig mit Warmwasser versorgt werden. In unserem Haus wurde das noch nie gemacht, manche Wohnungen sind immer zu kalt, andere zu warm. Wir haben den Vermieter darauf hingewiesen, aber er sieht keinen Handlungsbedarf. Schade, denn alle würden davon profitieren.

Die Einstellung der Heizkurve und der Absenkzeiten kann auch viel bewirken. Die Heizkurve bestimmt, wie stark geheizt wird in Abhängigkeit von der Außentemperatur. Ist sie zu steil eingestellt, wird unnötig viel Energie verbraucht. Die Nachtabsenkung sollte die Temperatur um etwa 3 bis 5 Grad reduzieren. In unserem Haus läuft die Heizung nachts voll durch – pure Verschwendung. Aber das ist Sache des Vermieters, wir können nur immer wieder darauf hinweisen.

Rollläden, Vorhänge und Teppiche können übrigens auch beim Energiesparen helfen. Geschlossene Rollläden in kalten Nächten reduzieren den Wärmeverlust über die Fenster um bis zu 20 Prozent. Dicke Vorhänge haben einen ähnlichen Effekt. Teppiche sorgen für warme Füße und subjektiv höhere Temperaturen, sodass man weniger heizen muss. Wir haben im letzten Winter konsequent abends die Rollläden runtergelassen und die schweren Vorhänge zugezogen. Die Heizkostenabrechnung war tatsächlich 12 Prozent niedriger als im Vorjahr, obwohl der Winter kälter war.

Unser Fazit nach drei Jahren intensiver Beschäftigung mit Betriebskostenabrechnungen: Es lohnt sich, genau hinzuschauen! Die meisten Vermieter machen keine absichtlichen Fehler, aber Nachlässigkeiten und Unkenntnis führen oft dazu, dass Mieter zu viel zahlen. Mit etwas Wissen über die rechtlichen Grundlagen und einer systematischen Prüfung kann man viel Geld sparen. Und das Beste: Einmal verstanden, geht die Prüfung von Jahr zu Jahr schneller.

Falls ihr auch gerade über eurer Betriebskostenabrechnung brütet und euch fragt, ob alles mit rechten Dingen zugeht: Lasst euch nicht entmutigen! Die erste Prüfung ist mühsam, aber es wird einfacher. Besorgt euch die Betriebskostenverordnung, macht euch mit den umlagefähigen Kosten vertraut und scheut euch nicht, Belege anzufordern. Das ist euer gutes Recht! Und wenn der Vermieter mauert, gibt es Mietervereine, die für kleines Geld hervorragende Beratung bieten. In unserem Blog "Geschichten vom Küchentisch" berichten wir regelmäßig über unsere Alltagsabenteuer – vom Kampf mit der Steuererklärung bis zur selbstgebauten Küche, die fast unsere Ehe ruiniert hätte. Schaut gerne vorbei, lasst einen Kommentar da oder teilt eure eigenen Erfahrungen mit Nebenkostenabrechnungen. Gemeinsam sind wir schlauer als jeder Vermieter denkt!