14 Wochen ohne Steuerbescheid: Die Wahrheit, die dir keiner sagt

Der verschwundene Steuerbescheid – oder: Wie wir lernten, das Finanzamt zu verstehen

Es war einer dieser Abende im Mai. Du kennst das vielleicht – draußen wird es langsam wärmer, die Vögel zwitschern noch um halb neun, und eigentlich sollte alles gut sein. Aber irgendwas nagt an einem. Bei uns war es der verdammte Steuerbescheid, der einfach nicht kam.

Martin saß am Küchentisch, vor ihm der Laptop, daneben ein Glas Rotwein, das er schon zum dritten Mal nachgeschenkt hatte. „Schatz, guck mal", sagte er und drehte den Bildschirm zu mir. „Hier steht's: Abgegeben am 12. März. Das ist jetzt über zwei Monate her." Ich schob meinen Teller beiseite – wir hatten gerade Pasta mit dem letzten Pesto aus dem Gefrierschrank gegessen – und lehnte mich rüber. ELSTER zeigte tatsächlich nur dieses eine Wort: „In Bearbeitung."

Weißt du, was das Verrückte ist? Man macht sich plötzlich über Dinge Gedanken, die einem vorher völlig egal waren. Haben wir was falsch gemacht? Ist die Erklärung überhaupt angekommen? Martin hatte nämlich diesmal zum ersten Mal die Handwerkerkosten von der neuen Heizung mit reingenommen. Fast achttausend Euro hatten wir letztes Jahr ausgegeben, als die alte Anlage im Januar den Geist aufgab. Mitten im Winter, natürlich. Der Installateur hatte uns damals erklärt, dass man zwanzig Prozent der Arbeitskosten absetzen kann – maximal 1.200 Euro im Jahr. Das war für uns eine Menge Geld.

Die Sache mit den Handwerkerleistungen ist übrigens interessanter, als man denkt. Ich hab mich da mal schlaugemacht, nachdem unsere Nachbarin Gisela erzählt hatte, dass sie sogar die Kosten für den Schornsteinfeger abgesetzt hat. Tatsächlich fallen unter diese Regelung nicht nur große Reparaturen, sondern auch kleinere haushaltsnahe Dienstleistungen. Der Winterdienst zum Beispiel, oder wenn jemand kommt und die Fenster putzt. Aber – und das ist wichtig – man braucht immer eine ordentliche Rechnung, und die Zahlung muss überwiesen worden sein. Bar geht gar nichts. Das haben wir bei der Heizung zum Glück alles richtig gemacht, aber trotzdem... diese Ungewissheit.

An diesem Maiabend beschlossen wir jedenfalls, erstmal abzuwarten. „Die haben bestimmt viel zu tun", meinte ich und versuchte, optimistisch zu klingen. Martin nickte, aber ich sah ihm an, dass er nicht wirklich überzeugt war. Er ist so einer, der gerne alles unter Kontrolle hat. Schon als wir uns kennengelernt haben – das ist jetzt fünfzehn Jahre her – hatte er immer alle Unterlagen fein säuberlich in Ordnern abgeheftet. Ich dagegen? Ich bin eher der Typ „wird schon werden". Manchmal ergänzen wir uns da ganz gut, manchmal macht es uns wahnsinnig.

Die Wochen vergingen. Ende Mai, Anfang Juni, Mitte Juni. Nichts. Jeden Tag schaute Martin ins ELSTER-Portal, und jeden Tag schaute er enttäuschter aus der Wäsche. Ich fing an, mir auch Sorgen zu machen. Nicht nur wegen des Geldes – wir hatten mit ungefähr 1.800 Euro Rückerstattung gerechnet –, sondern weil diese Warterei so zermürbend war.

Dann kam dieser Donnerstag im Juni. Ich kam von der Arbeit nach Hause, und Martin saß schon wieder am Laptop. „Ich hab mal gegoogelt", sagte er. „Normalerweise dauert die Bearbeitung sechs bis zwölf Wochen. Wir sind jetzt bei vierzehn." Er hatte recht. Die durchschnittliche Bearbeitungszeit beim Finanzamt liegt tatsächlich in diesem Bereich, wobei es starke regionale Unterschiede gibt. In manchen Bundesländern geht es schneller, in anderen dauert es länger. Bayern zum Beispiel ist oft relativ flott, während Berlin... na ja, Berlin ist Berlin. Wir wohnen in Nordrhein-Westfalen, da liegt man so im Mittelfeld.

Was viele nicht wissen: Die Finanzämter arbeiten nach einem bestimmten System. Einfache Fälle werden oft automatisiert bearbeitet – das nennt sich dann Risikomanagementsystem. Der Computer prüft, ob alles plausibel aussieht, und wenn ja, wird der Bescheid mehr oder weniger automatisch erstellt. Bei uns war es wohl komplizierter. Die Handwerkerkosten, dann hatte Martin noch eine Fortbildung abgesetzt, und ich hatte zum ersten Mal Werbungskosten für mein Home Office geltend gemacht. Corona hatte ja alles verändert, und plötzlich saßen wir beide teilweise zu Hause.

Die Sache mit dem Home Office ist übrigens ein eigenes Kapitel. Früher war das total streng geregelt – man brauchte ein separates Arbeitszimmer, das ausschließlich beruflich genutzt wurde. Dann kam die Homeoffice-Pauschale: fünf Euro pro Tag, maximal 600 Euro im Jahr. Seit 2023 sind es sogar sechs Euro täglich und bis zu 1.260 Euro jährlich. Klingt erstmal nicht nach viel, aber es summiert sich. Und das Beste: Man muss es nicht mal nachweisen. Einfach in die Steuererklärung eintragen, fertig. Bei mir waren es 120 Tage im letzten Jahr, macht 720 Euro. Nicht die Welt, aber auch nicht nichts.

Aber zurück zu unserem verschwundenen Steuerbescheid. An besagtem Donnerstag hatte Martin genug. „Ich rufe da jetzt an", verkündete er. Ich war skeptisch. Schon mal versucht, beim Finanzamt anzurufen? Das ist wie Lotto spielen – manchmal hat man Glück, meistens nicht. Die Hotline-Zeiten sind oft nur vormittags, und wenn man durchkommt, landet man erstmal in der Warteschleife.

Martin hatte sich vorbereitet. Steuernummer aufgeschrieben, Abgabedatum notiert, sogar die Telenummer vom Beleg. Um Punkt neun Uhr morgens wählte er. Besetzt. Nochmal. Besetzt. Beim dritten Versuch kam er durch – in die Warteschleife. Klassische Musik dudelte aus dem Lautsprecher. Nach zwanzig Minuten legte er auf und versuchte es eine Stunde später nochmal.

Diesmal hatte er Glück. Eine freundliche Frauenstimme meldete sich. Martin erklärte sein Anliegen, gab die Steuernummer durch, wartete. „Einen Moment bitte", sagte die Dame. Man hörte Tastaturgeräusche. Dann: „Ja, Ihre Erklärung ist bei uns eingegangen. Sie liegt zur Zeit beim Sachbearbeiter. Es fehlen noch Unterlagen zu den Handwerkerleistungen."

Martin wurde blass. „Aber wir haben doch alles eingereicht", stammelte er. Die Dame blieb freundlich. „Laut unseren Unterlagen fehlt die detaillierte Rechnung mit Ausweisung der Arbeitskosten. Haben Sie nur die Überweisungsbestätigung hochgeladen?"

Tatsächlich. Martin hatte den Kontoauszug eingescannt, aber nicht die Rechnung selbst. Ein klassischer Fehler, wie sich herausstellte. Bei Handwerkerleistungen reicht der Zahlungsnachweis nicht aus. Das Finanzamt will genau sehen, wie viel auf Arbeitsleistung entfällt und wie viel auf Material. Nur die Arbeitsleistung ist absetzbar, nicht das Material. Bei unserer Heizung waren das etwa 3.500 Euro für die Arbeit und der Rest für die Anlage selbst.

Die Dame am Telefon war wirklich hilfsbereit. Sie erklärte, dass normalerweise ein Schreiben rausgeht, wenn Unterlagen fehlen. „Aber manchmal dauert das auch", gab sie zu. „Am besten schicken Sie die Rechnung direkt über ELSTER nach. Dann geht es schneller."

Das ist übrigens ein wichtiger Punkt, den viele nicht wissen: Man kann auch nach Abgabe der Steuererklärung noch Dokumente nachreichen. Über ELSTER geht das relativ einfach – man wählt „Belegnachreichung" aus und lädt die fehlenden Unterlagen hoch. Das System verknüpft sie automatisch mit der bereits abgegebenen Erklärung. Früher musste man alles per Post schicken und hoffen, dass es beim richtigen Sachbearbeiter landet. Heute ist das deutlich einfacher, wenn man weiß, wie es geht.

Martin machte sich sofort an die Arbeit. Die Rechnung war zum Glück schnell gefunden – er hatte sie natürlich ordentlich abgeheftet. Beim Einscannen achtete er diesmal penibel darauf, dass alles lesbar war. Die Handwerkerfirma hatte die Arbeitskosten separat ausgewiesen, das war schon mal gut. Trotzdem markierte Martin die entsprechende Zeile noch mit einem digitalen Textmarker, nur um sicherzugehen.

Während er das erledigte, dachte ich darüber nach, wie kompliziert das alles ist. Früher, erzählte meine Mutter immer, war die Steuererklärung eine Postkarte. Gut, da gab es auch weniger Möglichkeiten, etwas abzusetzen. Heute kann man gefühlt alles von der Steuer absetzen – wenn man weiß wie. Brillen zum Beispiel, als Werbungskosten, wenn man sie für die Bildschirmarbeit braucht. Oder Bewerbungskosten, selbst wenn man den Job nicht bekommen hat. 83 Cent pro Bewerbung pauschal, oder die tatsächlichen Kosten, wenn man sie belegen kann.

Meine Freundin Sandra hatte letztes Jahr sogar die Kosten für ihren Umzug abgesetzt. Sie war für einen neuen Job von Hamburg nach München gezogen. Fast 3.000 Euro hatte der Umzug gekostet, und das Finanzamt hat alles anerkannt. Bei beruflich bedingten Umzügen ist das möglich. Sogar die Maklergebühren für die neue Wohnung kann man unter bestimmten Umständen geltend machen. Verrückt, oder?

Aber es gibt auch Fallen. Martins Kollege Thomas hatte mal versucht, sein teures Mountainbike als Werbungskosten abzusetzen. Seine Argumentation: Er fährt damit zur Arbeit. Das Finanzamt sah das anders. Fahrräder sind erstmal Privatvergnügen, außer man kann nachweisen, dass sie ausschließlich für den Arbeitsweg genutzt werden. Und selbst dann gibt es Grenzen. Thomas war ziemlich sauer, aber im Nachhinein mussten wir schmunzeln. Er wohnt drei Kilometer von der Firma entfernt und fährt das Bike hauptsächlich am Wochenende in den Bergen.

Zwei Wochen nachdem Martin die Rechnung nachgereicht hatte, passierte immer noch nichts. Wieder saßen wir am Küchentisch, diesmal bei selbstgemachter Pizza. „Vielleicht sollten wir eine schriftliche Anfrage stellen", schlug ich vor. Martin nickte. „Aber wie macht man das? Einfach einen Brief schreiben?"

Tatsächlich gibt es dafür sogar einen Fachbegriff: Sachstandsanfrage. Klingt bürokratisch, ist aber eigentlich ganz simpel. Man schreibt einen höflichen Brief oder eine E-Mail ans Finanzamt, gibt seine Steuernummer an, erwähnt das Abgabedatum und bittet um Information zum Bearbeitungsstand. Wichtig ist, eine angemessene Frist zu setzen – zwei bis drei Wochen sind üblich. Manche empfehlen auch, das Schreiben per Einschreiben zu verschicken, damit man einen Nachweis hat. Wir entschieden uns für E-Mail. Die meisten Finanzämter haben mittlerweile E-Mail-Adressen, die man auf deren Website findet.

Martin formulierte den Brief. Er ist gut in sowas – höflich, aber bestimmt. „Sehr geehrte Damen und Herren", begann er. „Am 12. März 2024 habe ich meine Einkommensteuererklärung für das Jahr 2023 über ELSTER eingereicht. Die fehlenden Unterlagen zu den Handwerkerleistungen wurden am 28. Juni nachgereicht. Leider habe ich bis heute keinen Steuerbescheid erhalten. Ich bitte Sie höflichst um eine Rückmeldung zum aktuellen Bearbeitungsstand binnen 14 Tagen."

Kurz und knapp, ohne Vorwürfe. Das ist wichtig. Die Leute beim Finanzamt machen auch nur ihren Job, und meist sind sie unterbesetzt. In Deutschland fehlen tatsächlich tausende Finanzbeamte. Manche Ämter arbeiten noch Fälle aus dem Vorjahr ab. Kein Wunder, dass es manchmal länger dauert.

Während wir auf Antwort warteten, erzählte uns unsere Nachbarin Gisela von ihrem Steuerchaos vor drei Jahren. Bei ihr war der Bescheid tatsächlich verschickt worden, aber nie angekommen. Post verschollen, niemand weiß warum. Das Problem: Die Einspruchsfrist lief trotzdem. Ein Steuerbescheid gilt drei Tage nach Absendung als zugestellt, egal ob er ankommt oder nicht. Gisela hatte Glück, dass sie rechtzeitig nachgefragt hatte. Das Finanzamt schickte ihr eine Kopie, und sie konnte noch Einspruch einlegen. Sie hatte nämlich vergessen, ihre Kirchensteuer-Rückzahlung anzugeben – macht bei ihr immerhin 400 Euro Unterschied.

Die Geschichte mit der Kirchensteuer ist übrigens auch so eine Sache. Viele wissen gar nicht, dass man zu viel gezahlte Kirchensteuer zurückbekommen kann. Wenn man zum Beispiel Kapitalerträge hat, auf die automatisch Kirchensteuer abgeführt wurde, aber das zu versteuernde Einkommen so niedrig ist, dass eigentlich gar keine Kirchensteuer anfällt. Klingt kompliziert, ist es auch. Aber es kann sich lohnen, das prüfen zu lassen.

Nach zehn Tagen kam tatsächlich eine Antwort auf Martins E-Mail. Nicht vom Sachbearbeiter selbst, sondern von der allgemeinen Poststelle. „Ihre Anfrage wurde an die zuständige Stelle weitergeleitet. Die Bearbeitung erfolgt in der Reihenfolge des Eingangs." Standard-Antwort, aber immerhin ein Lebenszeichen.

Und dann, zwei Tage später, war er plötzlich da. Nicht im Briefkasten, sondern im ELSTER-Portal. Der Steuerbescheid. Martin checkte morgens routinemäßig das Portal, und da war er. 23 Seiten PDF, amtlich, endgültig. Die Rückerstattung: 1.923 Euro. Sogar mehr als erwartet. Die Handwerkerkosten waren vollständig anerkannt worden, ebenso die Homeoffice-Pauschale und Martins Fortbildung.

Wir haben uns den Bescheid gemeinsam angeschaut, Zeile für Zeile. Das machen vermutlich die wenigsten, aber es lohnt sich. Manchmal findet man Fehler. Bei Martins Schwester war mal die Entfernungspauschale falsch berechnet worden – das Finanzamt hatte 15 Kilometer angesetzt statt 51. Ein Zahlendreher, der sie fast 2.000 Euro gekostet hätte. Sie hat Einspruch eingelegt und Recht bekommen.

Für einen Einspruch hat man übrigens einen Monat Zeit ab Bekanntgabe des Bescheids. Der Einspruch selbst kostet nichts und kann formlos erfolgen. „Hiermit lege ich Einspruch gegen den Steuerbescheid vom XX.XX.XXXX ein" reicht erstmal. Die Begründung kann man nachreichen. Viele trauen sich das nicht, aber es ist ihr gutes Recht. Etwa zwei Drittel aller Einsprüche sind zumindest teilweise erfolgreich.

Bei uns war zum Glück alles in Ordnung. Das Geld war fünf Tage später auf dem Konto. Wir haben uns davon ein schönes Wochenende in Amsterdam gegönnt. War schon lange mal fällig.

Im Nachhinein haben wir viel gelernt aus dieser Geschichte. Zum Beispiel, dass man bei ELSTER Benachrichtigungen aktivieren kann. Dann bekommt man eine E-Mail, sobald es Neuigkeiten gibt. Hätten wir das früher gewusst... Martin hat das natürlich sofort eingestellt. Man muss dafür in die Einstellungen gehen und seine E-Mail-Adresse bestätigen. Klingt banal, aber viele wissen es nicht.

Außerdem haben wir uns angewöhnt, wichtige Belege direkt nach Erhalt zu scannen und in einem digitalen Ordner zu speichern. Cloud-Speicher ist dafür ideal. So hat man im nächsten Jahr alles griffbereit. Martin hat sogar eine Excel-Tabelle angelegt, in der er alle absetzbaren Ausgaben während des Jahres sammelt. Am Anfang habe ich ihn dafür belächelt, aber es macht tatsächlich Sinn. Wenn man erst bei der Steuererklärung anfängt zu suchen, vergisst man die Hälfte.

Apropos vergessen: Wusstest du, dass man manche Dinge auch rückwirkend geltend machen kann? Wenn man zum Beispiel vergessen hat, etwas in der Steuererklärung anzugeben, kann man das bis zu vier Jahre später noch ändern lassen. Das nennt sich dann Änderungsantrag nach § 172 der Abgabenordnung. Unsere Freunde Sabine und Klaus haben so nachträglich noch ihre Umzugskosten von vor drei Jahren geltend gemacht. Fast 1.500 Euro haben sie zurückbekommen.

Was mich an der ganzen Sache am meisten überrascht hat: Wie viele Menschen ähnliche Erfahrungen gemacht haben. Kaum erzählt man von seinem wartenden Steuerbescheid, hat jeder eine Geschichte parat. Der Bruder meiner Kollegin wartet seit fünf Monaten. Bei ihm liegt es daran, dass er Einkünfte aus Vermietung hat. Das macht die Sache komplizierter. Das Finanzamt prüft da genauer, besonders bei Verlusten aus Vermietung. Die wollen sicher sein, dass man nicht nur zum Spaß vermietet, sondern tatsächlich Gewinnerzielungsabsicht hat.

Überhaupt, Vermietung und Steuern – das ist ein Thema für sich. Wir überlegen ja auch schon länger, eine kleine Wohnung als Kapitalanlage zu kaufen. Aber wenn ich sehe, was das steuerlich bedeutet... Abschreibungen, Werbungskosten, Mieteinnahmen versteuern. Andererseits kann man wahnsinnig viel absetzen. Renovierungen, Verwaltungskosten, sogar die Fahrt zur Eigentümerversammlung. Ein Bekannter von uns macht das seit Jahren und schwört drauf. Er sagt, das Wichtigste sei eine gute Buchhaltung. Jeden Beleg aufheben, alles dokumentieren.

Jetzt, wo unser Steuerdrama vorbei ist, sehen wir das Ganze entspannter. Klar, die Warterei war nervig. Aber am Ende hat alles geklappt. Und wir haben viel gelernt. Nächstes Jahr werden wir die Rechnung direkt mit einreichen. Und früher abgeben – am besten schon im Februar. Die Finanzämter arbeiten nach dem Prinzip „first come, first served". Wer früh abgibt, bekommt meist auch früher seinen Bescheid.

Ein Tipp noch, den uns der Steuerberater von Martins Firma gegeben hat: Wenn es wirklich mal ganz dicke kommt und das Finanzamt monatelang nicht reagiert, gibt es noch die Untätigkeitsklage. Nach sechs Monaten ohne sachlichen Grund kann man vor dem Finanzgericht klagen. Kostet 150 Euro Gerichtsgebühren, aber die bekommt man zurück, wenn man gewinnt. Meist reicht schon die Androhung, und plötzlich geht alles ganz schnell. Aber das ist wirklich die ultima ratio.

Wir hoffen, dass wir das nie brauchen werden. Für nächstes Jahr haben wir uns vorgenommen, alles noch besser zu organisieren. Martin hat schon einen Ordner angelegt: „Steuern 2024". Jeden Beleg, jede Quittung kommt da rein. Die Handwerker, die nächste Woche die Badezimmerfliesen erneuern, haben wir schon gebeten, die Arbeitskosten separat auszuweisen. Man lernt dazu.

Gestern Abend saßen wir wieder am Küchentisch. Diesmal ganz entspannt, ohne Laptop, ohne ELSTER-Portal. Wir haben über unseren Amsterdam-Trip geredet und Pläne für den Sommer gemacht. „Weißt du was", sagte Martin plötzlich. „Diese ganze Steuersache war eigentlich wie eine Beziehung zum Finanzamt. Man gibt was, wartet auf Antwort, macht sich Sorgen, fragt nach, wartet wieder... und am Ende klappt's dann doch."

Ich musste lachen. „Nur dass das Finanzamt am Ende Geld zurückgibt statt Blumen zu schicken."

„Ist mir auch lieber", grinste er.

Stimmt eigentlich. 1.923 Euro sind definitiv besser als Blumen. Auch wenn die Wartezeit nervt. Aber mal ehrlich – was im Leben läuft schon immer glatt? Hauptsache, man bleibt dran, fragt nach und gibt nicht auf. Ob beim Finanzamt oder sonst wo. Am Ende wird's schon. Meistens jedenfalls.