Krankmeldung an falsche E-Mail gesendet – was nun?
Manchmal reicht ein winziger Tippfehler, und plötzlich liegt die Krankmeldung im Postfach einer völlig fremden Person. Was sich nach einem harmlosen Missgeschick anhört, kann rechtliche und datenschutzrechtliche Folgen haben – und vor allem jede Menge Stress verursachen. In diesem Beitrag erzähle ich von einer Situation, die genau so bei uns am Küchentisch für Aufregung gesorgt hat, und teile dabei alles, was wir seitdem über Krankmeldungen, E-Mail-Pannen und den richtigen Umgang damit gelernt haben.
Zuletzt aktualisiert: 27.10.2025
🔹 Worum es heute geht: Eine versehentlich an die falsche Adresse geschickte Krankmeldung, die rechtlichen und datenschutzrechtlichen Folgen – und wie man den Fehler schnell und sicher korrigiert.
🔹 Was wir gelernt haben: Selbst kleine Tippfehler können arbeitsrechtliche Konsequenzen haben, weil die Meldepflicht nur erfüllt ist, wenn die Krankmeldung tatsächlich beim Arbeitgeber ankommt.
🔹 Was Leser:innen davon haben: Konkrete Handlungsschritte für den Ernstfall, praktische Vorlagen und Tipps zur Vermeidung solcher Fehler – plus ein besseres Verständnis der rechtlichen Hintergründe.
In den ersten Minuten nach dem Klick auf „Senden" merkte meine Partnerin nichts von ihrem Fehler. Sie lag mit einer ordentlichen Erkältung im Bett, hatte sich mühsam an den Laptop geschleppt und wollte nur noch ihre Krankmeldung loswerden. Die E-Mail-Adresse ihrer Personalabteilung kannte sie auswendig – dachte sie zumindest. Erst als zwei Stunden später eine automatische Bounce-Nachricht eintrudelte, wurde ihr klar: Die Adresse existierte gar nicht. Sie hatte sich vertippt, ein „e" statt einem „a" eingegeben. Die Krankmeldung samt Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung war ins digitale Nirgendwo verschwunden.
Später haben wir gemerkt, wie schnell aus einer harmlosen Panne ein ernsthaftes Problem werden kann. Denn rechtlich gesehen war ihre Krankmeldung zu diesem Zeitpunkt überhaupt nicht erfolgt. Das Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) regelt in § 5 Abs. 1, dass Arbeitnehmer:innen verpflichtet sind, die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich – also ohne schuldhaftes Zögern – mitzuteilen. Dabei kommt es auf den tatsächlichen Zugang beim Arbeitgeber an, nicht auf das Absenden. Eine E-Mail, die niemals ankommt, erfüllt diese Pflicht nicht. Das hatten wir bis dahin nicht so klar auf dem Schirm.
(Rechtsangabe nach EFZG – die genaue Auslegung kann je nach Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag variieren. Stand: 2025)
Ganz ehrlich, am Anfang wussten wir das nicht so genau mit den rechtlichen Konsequenzen. Wir dachten, ein kurzer Anruf würde reichen, um das Missverständnis aufzuklären. Aber dann stolperten wir über einen Artikel auf der Website des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (bmas.de), der klarstellte: Wenn die Krankmeldung den Arbeitgeber nicht erreicht, kann das im schlimmsten Fall als unentschuldigtes Fehlen gewertet werden – mit möglichen Abmahnungen oder sogar einer Kündigung als Folge. Das klingt dramatisch, und in den meisten Fällen wird ein verständnisvoller Arbeitgeber natürlich nicht sofort zur härtesten Maßnahme greifen. Aber die Theorie war klar: Wir mussten sofort handeln.
In den nächsten Stunden haben wir uns dann intensiv damit beschäftigt, was bei einer falsch gesendeten Krankmeldung zu tun ist. Zunächst einmal: sofort nachsenden. Meine Partnerin rief in der Personalabteilung an, erklärte den Fehler und sendete die Krankmeldung umgehend an die richtige Adresse. Dabei dokumentierte sie den Vorfall schriftlich – in der E-Mail selbst erwähnte sie kurz, dass die erste Meldung aus technischen Gründen nicht angekommen sei und sie den Fehler nun korrigiere. Das war wichtig, um später nachweisen zu können, dass sie ihrer Meldepflicht so schnell wie möglich nachgekommen war.
Was viele nicht wissen: Die Krankmeldung muss nicht zwingend per E-Mail erfolgen. In vielen Unternehmen ist es üblich, sich telefonisch krank zu melden und die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) später per Post oder digital nachzureichen. Das EFZG schreibt keine bestimmte Form vor – entscheidend ist nur, dass die Information den Arbeitgeber rechtzeitig erreicht. In unserem Fall war die telefonische Nachricht also ein wichtiger Schritt, um die Lücke zu schließen. Gleichzeitig sendeten wir die AU per E-Mail und – zur Sicherheit – auch per Einschreiben mit Rückschein per Post. So hatten wir einen nachweisbaren Zugang.
(Angaben zur Meldeform können je nach Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag unterschiedlich sein. Stand: 2025)
Später stellten wir fest, dass es auch eine datenschutzrechtliche Dimension gibt. Eine Krankmeldung enthält sensible Gesundheitsdaten, die unter die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) fallen. Nach Art. 9 DSGVO sind Gesundheitsdaten besonders geschützt und dürfen nur unter strengen Voraussetzungen verarbeitet werden. Wenn die Krankmeldung versehentlich an eine falsche E-Mail-Adresse gesendet wird – vor allem, wenn diese Adresse existiert und eine fremde Person die Daten einsehen kann – handelt es sich um eine Datenpanne. In solchen Fällen können sowohl der Arbeitgeber als auch die betroffene Person zur Meldung an die Datenschutzbehörde verpflichtet sein, insbesondere wenn ein Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Person besteht.
Das klingt zunächst beängstigend, aber in unserem Fall war die Situation glücklicherweise weniger kritisch: Die E-Mail-Adresse existierte nicht, die Nachricht kam als unzustellbar zurück. Trotzdem war es ein Weckruf für uns, künftig achtsamer mit solchen Daten umzugehen. Hätte die Adresse existiert und eine fremde Person die Krankmeldung erhalten, wären wir vermutlich in einer deutlich unangenehmen Lage gewesen.
Weitere Informationen zur DSGVO und zum Umgang mit Datenpannen finden sich auf der Website des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI): https://www.bsi.bund.de sowie auf der Plattform des Europäischen Parlaments: https://www.europarl.europa.eu.
(Datenschutzrechtliche Einschätzungen können je nach Einzelfall und nationaler Auslegung variieren. Stand: 2025)
In den Tagen danach haben wir uns gefragt, wie man solche Fehler von vornherein vermeiden kann. Eine einfache Maßnahme ist die Nutzung des Firmenadressbuchs oder der Autovervollständigung im E-Mail-Programm. Viele moderne E-Mail-Clients bieten zudem eine Funktion, die vor dem Versand warnt, wenn eine Adresse nicht im Kontaktverzeichnis gespeichert ist. Auch eine kurze Kontrollschleife – einmal mehr auf die Empfängerzeile schauen, bevor man auf „Senden" klickt – kann Wunder wirken. Und für besonders wichtige Nachrichten wie Krankmeldungen empfehlen Expert:innen, eine Lesebestätigung anzufordern oder zumindest telefonisch nachzuhaken, ob die E-Mail angekommen ist.
Was uns außerdem geholfen hat: eine klare Dokumentation. Nach dem Vorfall haben wir uns angewöhnt, jeden Schritt bei der Krankmeldung festzuhalten – wann die erste E-Mail gesendet wurde, wann der Fehler bemerkt wurde, wann die Korrektur erfolgte und wann die Personalabteilung den Erhalt bestätigt hat. Diese Chronologie kann im Streitfall wichtig sein, um nachzuweisen, dass man seiner Meldepflicht mit der gebotenen Sorgfalt nachgekommen ist. Wir führen dafür eine einfache Tabelle in einer Notiz-App, in der wir Datum, Uhrzeit, Art der Kommunikation und Empfangsbestätigung eintragen.
Ganz praktisch gesehen lohnt es sich auch, die eigenen E-Mail-Gewohnheiten zu überprüfen. Viele Menschen tippen E-Mail-Adressen heute noch manuell ein, obwohl die meisten Programme eine Kontaktverwaltung bieten. Wir haben nach dem Vorfall alle wichtigen Adressen – Personalabteilung, Vorgesetzte, IT-Support – ins Adressbuch übernommen und mit einem eindeutigen Namen versehen. Seitdem wählen wir die Adresse einfach aus dem Kontaktfeld aus, statt sie jedes Mal neu einzutippen. Das reduziert das Fehlerpotenzial erheblich.
In den Wochen nach dem Vorfall haben wir uns auch mit den Fristen beschäftigt, die für Krankmeldungen gelten. Nach dem EFZG muss die Arbeitsunfähigkeit „unverzüglich" gemeldet werden, was juristisch „ohne schuldhaftes Zögern" bedeutet. In der Praxis heißt das: Am ersten Krankheitstag, und zwar so früh wie möglich, damit der Arbeitgeber planen kann. Viele Arbeitsverträge oder Tarifverträge enthalten zusätzliche Regelungen, etwa dass die Meldung bis zu einer bestimmten Uhrzeit erfolgen muss (zum Beispiel bis 9 Uhr oder vor Arbeitsbeginn). Bei längerer Erkrankung muss die ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in der Regel spätestens am vierten Kalendertag der Krankheit vorliegen – auch hier können einzelne Verträge abweichende Fristen vorsehen.
(Fristen können je nach Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag variieren. Stand: 2025)
Übrigens: Seit dem 1. Januar 2023 gilt in Deutschland die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU). Das bedeutet, dass Ärzt:innen die AU-Daten direkt digital an die Krankenkassen übermitteln, und die Arbeitgeber können diese Daten dann elektronisch abrufen. Für Arbeitnehmer:innen bedeutet das, dass sie theoretisch keine Papierbescheinigung mehr beim Arbeitgeber einreichen müssen – die Meldepflicht selbst bleibt aber bestehen. Man muss sich also weiterhin aktiv krankmelden, auch wenn die AU-Daten digital übermittelt werden. Mehr dazu findet sich auf der Website des Gesamtverbands der Deutschen Versicherungswirtschaft (GDV): https://www.gdv.de.
Später haben wir uns auch die Frage gestellt, was passiert, wenn der Fehler nicht sofort bemerkt wird. Angenommen, die E-Mail geht an eine existierende, aber falsche Adresse – etwa an eine:n ehemalige:n Kolleg:in oder eine andere Abteilung. In diesem Fall kann es sein, dass die Nachricht zunächst unbemerkt bleibt. Der Arbeitgeber erhält keine Krankmeldung, der:die Arbeitnehmer:in denkt aber, alles sei in Ordnung. Wenn dann am nächsten Tag eine Abmahnung wegen unentschuldigten Fehlens ins Haus flattert, wird es kompliziert. Auch hier gilt: Sofort nachweisen, dass man die Meldung abgeschickt hat (etwa durch Versandbestätigung oder Screenshot), den Fehler erklären und die Meldung unverzüglich nachholen. Im Zweifel kann auch ein Blick ins E-Mail-Protokoll oder in die „Gesendet"-Ordner helfen, um den Versand zu belegen.
In den Gesprächen mit Kolleg:innen und Freund:innen haben wir gemerkt, dass viele ähnliche Erfahrungen gemacht haben. Eine Bekannte erzählte uns, dass sie einmal ihre Krankmeldung an die allgemeine Info-Adresse des Unternehmens geschickt hatte, weil sie die Adresse der Personalabteilung nicht parat hatte. Die E-Mail wurde zwar irgendwann weitergeleitet, aber erst mit erheblicher Verzögerung. Das führte zu Missverständnissen und Nachfragen, obwohl sie sich korrekt verhalten hatte. Ihr Tipp: Im Zweifel lieber einmal mehr anrufen und die richtige Adresse erfragen, als blind auf eine vermeintlich richtige Adresse zu vertrauen.
Was wir aus dieser Erfahrung mitgenommen haben, ist vor allem eines: Kommunikation ist das A und O. Ein offenes Gespräch mit dem Arbeitgeber – ob telefonisch oder persönlich – kann viele Missverständnisse vermeiden. Die meisten Personalabteilungen sind verständnisvoll, wenn ein Fehler passiert, solange man ihn schnell korrigiert und transparent kommuniziert. Problematisch wird es erst, wenn man versucht, den Fehler zu vertuschen oder zu lange wartet, bis man ihn meldet. Ehrlichkeit und Schnelligkeit sind hier die besten Ratgeber.
In den letzten Monaten haben wir auch recherchiert, was Expert:innen zum Thema E-Mail-Sicherheit sagen. Das BSI empfiehlt, sensible Daten wie Gesundheitsinformationen nach Möglichkeit verschlüsselt zu versenden. Viele Unternehmen bieten dafür sichere Portale oder verschlüsselte E-Mail-Dienste an. Wenn man unsicher ist, ob die eigene E-Mail sicher ist, lohnt es sich, bei der IT-Abteilung nachzufragen. Auch die Nutzung einer sicheren Signatur oder einer Zwei-Faktor-Authentifizierung kann helfen, Missbrauch vorzubeugen.
Weitere Informationen zur sicheren Kommunikation und zum Schutz sensibler Daten finden sich auf der Website des BSI: https://www.bsi.bund.de.
(Sicherheitsempfehlungen können je nach technischer Infrastruktur und Unternehmensvorgaben variieren. Stand: 2025)
Ganz nebenbei haben wir auch gelernt, dass es in manchen Fällen sinnvoll sein kann, eine Kopie der Krankmeldung an sich selbst zu senden. So hat man einen Nachweis darüber, wann die E-Mail verschickt wurde und welchen Inhalt sie hatte. Das kann im Streitfall hilfreich sein, um die eigene Position zu untermauern. Auch die Aktivierung einer Versandbestätigung (Delivery Status Notification) kann eine zusätzliche Absicherung sein – allerdings ist diese nicht immer zuverlässig, da nicht alle E-Mail-Server sie unterstützen.
In der Praxis haben wir uns nach dem Vorfall eine kleine Checkliste erstellt, die wir seitdem bei jeder Krankmeldung abarbeiten. Sie hilft uns, nichts zu vergessen und alle wichtigen Schritte im Blick zu behalten. Die Liste ist einfach, aber effektiv:
✅ Krankmeldung korrekt versenden – 6 Steps
- Krankmeldung sofort am ersten Krankheitstag – vor Arbeitsbeginn oder so früh wie möglich
- Richtige E-Mail-Adresse aus dem Kontaktverzeichnis auswählen (nicht manuell eintippen)
- Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) vorbereiten und als Anhang oder per Post nachreichen
- Telefonische Bestätigung einholen oder Lesebestätigung anfordern
- Versendete E-Mail dokumentieren (Datum, Uhrzeit, Empfänger notieren)
- Frist zur Nachreichung der AU im Kalender notieren (meist bis zum vierten Kalendertag)
Was uns außerdem geholfen hat, war ein kurzer Mustertext, den wir für künftige Krankmeldungen vorbereitet haben. So sparen wir Zeit und vermeiden Formulierungsfehler. Hier ist ein einfaches Beispiel, das jede:r anpassen kann:
Mustertext für eine Krankmeldung per E-Mail
Sehr geehrte Damen und Herren,
hiermit melde ich mich für den Zeitraum vom [Datum] bis voraussichtlich [Datum] arbeitsunfähig krank. Die ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung reiche ich schnellstmöglich nach. Ich bitte um eine kurze Bestätigung des Erhalts dieser Nachricht.
Mit freundlichen Grüßen, [Name]
In den Wochen nach dem Vorfall haben wir uns auch mit der Frage beschäftigt, was passiert, wenn die Krankmeldung zwar beim Arbeitgeber ankommt, aber die AU-Bescheinigung zu spät nachgereicht wird. Grundsätzlich gilt: Die Meldepflicht und die Nachweispflicht sind zwei unterschiedliche Dinge. Die Meldung muss unverzüglich erfolgen, die AU-Bescheinigung muss in der Regel spätestens am vierten Kalendertag vorliegen. Wenn die AU zu spät eingereicht wird, kann der Arbeitgeber die Entgeltfortzahlung unter Umständen verweigern – zumindest für den Zeitraum, bis die AU vorgelegt wurde. Auch hier gilt: Im Zweifel sofort nachreichen und den Arbeitgeber informieren, falls es zu Verzögerungen kommt (zum Beispiel weil die Arztpraxis die Bescheinigung noch nicht ausgestellt hat).
(Regelungen zur Entgeltfortzahlung können je nach Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag unterschiedlich sein. Stand: 2025)
Später haben wir auch erfahren, dass es für Selbstständige und Freiberufler:innen andere Regeln gibt. Wer nicht in einem Anstellungsverhältnis arbeitet, hat keine Meldepflicht gegenüber einem Arbeitgeber – muss aber unter Umständen Auftraggeber informieren, wenn Fristen oder Liefertermine betroffen sind. Auch im Hinblick auf Krankentagegeld oder Krankengeld bei der gesetzlichen oder privaten Krankenversicherung gelten teils spezielle Regelungen. Selbstständige sollten sich daher genau bei ihrer Versicherung informieren, welche Nachweise und Fristen gelten.
Ganz ehrlich, am Küchentisch haben wir uns auch gefragt, ob so ein Fehler nicht auch einem Arbeitgeber passieren kann. Tatsächlich gibt es Fälle, in denen die Personalabteilung eine E-Mail übersieht oder falsch ablegt. Auch hier gilt: Im Zweifel schriftlich nachweisen, dass man die Meldung abgeschickt hat. Empfangsbestätigungen, Screenshots aus dem „Gesendet"-Ordner oder eine Kopie der E-Mail an die eigene Adresse können helfen, die eigene Position zu untermauern. Wenn es zu einem Rechtsstreit kommt, ist der Nachweis des Zugangs beim Arbeitgeber entscheidend – nicht der Nachweis des bloßen Versands.
In den folgenden Wochen haben wir uns auch mit den technischen Möglichkeiten beschäftigt, die moderne E-Mail-Programme bieten. Viele Clients erlauben es mittlerweile, eine Verzögerung beim Versand einzustellen – etwa fünf oder zehn Sekunden nach dem Klick auf „Senden". In dieser Zeit kann man die E-Mail noch stoppen, falls man einen Fehler bemerkt. Auch Filter und Regeln können helfen, sensible E-Mails automatisch zu kategorisieren oder zu markieren, damit sie besondere Aufmerksamkeit bekommen.
Was uns besonders überrascht hat: Es gibt auch psychologische Aspekte. Die Angst, einen Fehler zu machen, kann dazu führen, dass man sich überprüft und verunsichert – was wiederum zu Stress und Fehlern führen kann. Wir haben für uns herausgefunden, dass eine ruhige, strukturierte Herangehensweise hilft: Einmal tief durchatmen, die E-Mail nochmal lesen, die Adresse prüfen – und dann erst absenden. Das klingt trivial, aber in der Hektik des Alltags vergisst man es leicht.
In den Gesprächen mit unserer Hausärztin haben wir auch erfahren, dass viele Patient:innen unsicher sind, wie sie mit der elektronischen AU umgehen sollen. Die eAU bedeutet nämlich nicht, dass man gar nichts mehr tun muss. Man muss sich weiterhin beim Arbeitgeber krankmelden – nur die physische Übermittlung der AU-Bescheinigung entfällt in vielen Fällen. Manche Arbeitgeber verlangen aber weiterhin eine Kopie zur Dokumentation, deshalb lohnt es sich, vorher zu klären, wie das im eigenen Unternehmen gehandhabt wird.
Weitere Informationen zur eAU und zur Krankmeldung allgemein gibt es auf der Website der Stiftung Warentest: https://www.test.de.
(Angaben zur eAU-Praxis können je nach Arbeitgeber und Krankenkasse variieren. Stand: 2025)
Später haben wir uns auch angeschaut, wie andere Länder mit Krankmeldungen umgehen. In einigen europäischen Staaten – etwa in Dänemark oder den Niederlanden – gibt es digitale Plattformen, über die Krankmeldungen zentral erfasst werden. Das reduziert das Risiko von Fehlern und erleichtert die Kommunikation zwischen Arbeitnehmer:innen, Arbeitgebern und Krankenkassen. Auch in Deutschland wird diskutiert, solche Systeme weiter auszubauen. Die Europäische Union fördert zudem Initiativen zur Digitalisierung im Gesundheitswesen, um den grenzüberschreitenden Datenaustausch zu erleichtern. Mehr dazu findet sich auf der Website des Europäischen Parlaments: https://www.europarl.europa.eu.
In den letzten Monaten haben wir auch beobachtet, dass immer mehr Unternehmen auf interne Portale oder Apps setzen, über die Krankmeldungen direkt eingereicht werden können. Diese Systeme bieten oft den Vorteil, dass die Meldung automatisch an die richtigen Stellen weitergeleitet wird und man eine sofortige Bestätigung erhält. Das reduziert das Risiko von Tippfehlern erheblich. Falls das eigene Unternehmen so ein System anbietet, lohnt es sich definitiv, es zu nutzen.
Ganz praktisch gesehen haben wir uns auch mit der Frage beschäftigt, was passiert, wenn man im Urlaub oder auf Dienstreise erkrankt. Auch hier gelten die gleichen Meldepflichten – man muss den Arbeitgeber unverzüglich informieren und die AU-Bescheinigung nachreichen. Bei Erkrankungen im Ausland kann es allerdings sein, dass die ärztliche Bescheinigung in einer anderen Sprache ausgestellt ist. In solchen Fällen kann eine beglaubigte Übersetzung notwendig sein. Auch die Fristen können je nach Land unterschiedlich sein, deshalb lohnt es sich, vorher zu klären, wie die Regelungen im Zielland aussehen.
Was uns nach all den Recherchen klar geworden ist: Vorbeugung ist die beste Strategie. Ein paar einfache Vorkehrungen können viele Probleme vermeiden:
- Kontakte pflegen: Alle wichtigen Adressen im E-Mail-Programm speichern und regelmäßig aktualisieren.
- Lesebestätigungen nutzen: Bei wichtigen Meldungen eine Empfangsbestätigung anfordern.
- Telefonisch nachfassen: Im Zweifel kurz anrufen und nachfragen, ob die E-Mail angekommen ist.
- Dokumentation: Jeden Schritt festhalten – Datum, Uhrzeit, Empfänger, Inhalt.
- Fristen im Blick behalten: Einen Kalendertermin setzen, wenn die AU nachgereicht werden muss.
- Sichere Kommunikation: Wenn möglich, verschlüsselte Kanäle oder sichere Portale nutzen.
In den letzten Wochen haben wir uns auch gefragt, ob es sinnvoll wäre, eine Art „Notfallplan" für Krankmeldungen zu haben. Also eine Liste mit Kontakten, Adressen, Fristen und Ansprechpartner:innen, auf die man im Krankheitsfall schnell zugreifen kann. Wir haben uns dafür entschieden, so eine Liste digital anzulegen – in einer verschlüsselten Notiz-App, auf die wir von überall zugreifen können. So müssen wir nicht jedes Mal neu recherchieren, sondern haben alle Informationen griffbereit.
Später haben wir auch überlegt, ob man als Arbeitnehmer:in verpflichtet ist, eine bestimmte Form der Krankmeldung zu nutzen. Die Antwort lautet: Nein, es sei denn, der Arbeitsvertrag oder eine Betriebsvereinbarung schreibt das vor. In der Regel ist man frei in der Wahl des Kommunikationswegs – E-Mail, Telefon, SMS, Brief oder persönlich. Wichtig ist nur, dass die Information rechtzeitig beim Arbeitgeber ankommt. Allerdings ist es ratsam, sich an die im Unternehmen üblichen Gepflogenheiten zu halten, um Missverständnisse zu vermeiden.
(Regelungen zur Form der Krankmeldung können je nach Arbeitsvertrag oder Betriebsvereinbarung abweichen. Stand: 2025)
In den Tagen nach dem Vorfall haben wir uns auch mit der Frage beschäftigt, was passiert, wenn der Arbeitgeber die Krankmeldung anzweifelt. Grundsätzlich darf der Arbeitgeber nicht einfach die Entgeltfortzahlung verweigern, nur weil er die Erkrankung für nicht glaubwürdig hält. Allerdings kann er in begründeten Fällen eine Untersuchung durch den Medizinischen Dienst (MD) verlangen, um die Arbeitsunfähigkeit überprüfen zu lassen. Das kommt vor allem dann vor, wenn es Auffälligkeiten gibt – etwa häufige Kurzerkrankungen oder Krankmeldungen, die immer freitags oder montags auftreten. Auch hier gilt: Eine ordnungsgemäße Krankmeldung und eine ärztliche AU-Bescheinigung sind der beste Schutz.
Was uns in all den Recherchen immer wieder aufgefallen ist: Es gibt viele Mythen und Halbwahrheiten rund um das Thema Krankmeldung. Manche glauben, man dürfe bei einer Krankschreibung das Haus nicht verlassen oder keine Einkäufe erledigen. Das stimmt so nicht. Entscheidend ist, dass man nichts tut, was die Genesung gefährdet. Ein Spaziergang an der frischen Luft oder ein Einkauf im Supermarkt sind in der Regel kein Problem – solange sie nicht im Widerspruch zur attestierten Erkrankung stehen. Wer mit gebrochenem Bein krankgeschrieben ist, sollte natürlich nicht joggen gehen. Aber wer wegen einer Erkältung zu Hause bleibt, darf durchaus kurz vor die Tür.
In den folgenden Wochen haben wir auch festgestellt, dass es hilft, offen mit Kolleg:innen über das Thema zu sprechen. Viele haben ähnliche Erfahrungen gemacht und können wertvolle Tipps geben. Manchmal hilft auch der Austausch in Online-Foren oder Ratgeber-Seiten, um zu sehen, wie andere mit solchen Situationen umgegangen sind. Wichtig ist dabei natürlich, keine persönlichen oder sensiblen Daten preiszugeben und sich immer an seriöse Quellen zu halten.
Später haben wir uns auch gefragt, ob man für eine falsch gesendete Krankmeldung rechtlich haftbar gemacht werden kann – etwa wegen der Verletzung von Datenschutzbestimmungen. Die Antwort ist: Es kommt darauf an. Wenn die Krankmeldung an eine existierende, falsche Adresse geht und eine unbefugte Person Zugriff auf die Daten erhält, kann das als Datenschutzverstoß gewertet werden. In schweren Fällen kann das zu einer Meldepflicht an die Datenschutzbehörde führen. Allerdings wird in der Regel kein Vorsatz unterstellt, wenn es sich um einen offensichtlichen Tippfehler handelt. Trotzdem ist es wichtig, den Fehler schnell zu melden und Maßnahmen zu ergreifen, um Schaden zu begrenzen – etwa indem man die empfangende Person (sofern möglich) bittet, die E-Mail zu löschen.
Weitere Informationen zum Datenschutz und zur DSGVO finden sich auf der Website der Europäischen Union: https://europa.eu.
(Datenschutzrechtliche Bewertungen können je nach Einzelfall und nationaler Auslegung variieren. Stand: 2025)
In den letzten Monaten haben wir auch beobachtet, dass immer mehr Unternehmen Schulungen zum Thema Datenschutz und digitale Kommunikation anbieten. Solche Schulungen können helfen, Fehler zu vermeiden und das Bewusstsein für sensible Daten zu schärfen. Auch als Arbeitnehmer:in lohnt es sich, solche Angebote wahrzunehmen – nicht nur aus rechtlicher Sicht, sondern auch, um im Alltag sicherer und souveräner mit digitalen Tools umzugehen.
Ganz ehrlich, am Ende des Tages haben wir aus dieser kleinen Panne viel gelernt. Es war ein Weckruf, achtsamer mit digitalen Nachrichten umzugehen, die eigenen Prozesse zu überdenken und im Zweifel lieber einmal mehr zu kontrollieren. Gleichzeitig hat uns die Erfahrung gezeigt, dass die meisten Arbeitgeber und Personalabteilungen verständnisvoll reagieren, wenn man offen kommuniziert und schnell handelt. Fehler passieren – entscheidend ist, wie man damit umgeht.
Visuelle Darstellung: Zeitlicher Ablauf einer Krankmeldung
| Zeitpunkt | Aktion | Hinweis |
| Tag 1, morgens | Krankmeldung an Arbeitgeber (telefonisch oder per E-Mail) | Möglichst vor Arbeitsbeginn*¹ |
| Tag 1, vormittags | Arztbesuch und Ausstellung der AU-Bescheinigung | Falls erforderlich |
| Spätestens Tag 4 | Nachreichung der AU-Bescheinigung beim Arbeitgeber | Frist kann je nach Vertrag variieren*² |
| Bei Fehler | Sofortige Korrektur und erneute Meldung | Dokumentation nicht vergessen*³ |
¹ Genaue Uhrzeit kann je nach Arbeitsvertrag oder Betriebsvereinbarung abweichen.
² Die Frist zur Vorlage der AU-Bescheinigung ist in vielen Arbeitsverträgen und Tarifverträgen geregelt und kann vom vierten Kalendertag abweichen.
³ Eine schriftliche Dokumentation hilft im Streitfall, um nachzuweisen, dass die Meldepflicht erfüllt wurde.
Praxis-Box: Krankmeldung dokumentieren – 6 Steps
- Foto oder Screenshot der versendeten E-Mail machen
- Telefongespräch mit Datum, Uhrzeit und Gesprächspartner:in notieren
- Personalabteilung um schriftliche Empfangsbestätigung bitten
- Versandprotokoll oder „Gesendet"-Ordner archivieren
- AU-Bescheinigung digital und/oder physisch aufbewahren (Kopie für eigene Unterlagen)
- Frist zur Nachreichung der AU im Kalender eintragen (meist bis Tag 4)
Musterbrief: Nachreichung einer Krankmeldung nach technischem Fehler
Sehr geehrte Damen und Herren,
hiermit möchte ich die Krankmeldung vom [Datum] nachreichen. Aufgrund eines technischen Fehlers ist die ursprüngliche E-Mail nicht angekommen. Ich habe mich am [Datum] um [Uhrzeit] telefonisch bei [Name der Ansprechperson / Abteilung] krankgemeldet und reiche die ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung im Anhang nach. Ich bitte um eine kurze schriftliche Bestätigung des Erhalts.
Mit freundlichen Grüßen, [Name]
FAQ: Die häufigsten Fragen zur Krankmeldung
Viele Leser:innen haben uns nach unserem Beitrag gefragt, wie schnell man sich eigentlich krankmelden muss. Die Antwort lautet: unverzüglich, das heißt ohne schuldhaftes Zögern. In der Praxis bedeutet das, dass man sich am ersten Krankheitstag – und zwar so früh wie möglich – beim Arbeitgeber melden sollte. Viele Arbeitsverträge schreiben vor, dass die Meldung vor Arbeitsbeginn oder bis zu einer bestimmten Uhrzeit (zum Beispiel 9 Uhr) erfolgen muss. Im Zweifel lohnt es sich, im eigenen Arbeitsvertrag oder in der Betriebsvereinbarung nachzulesen, welche Regelungen konkret gelten. (Quelle: EFZG § 5, Stand: 2025)
(Angaben können je nach Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag abweichen. Stand: 2025)
Eine weitere häufige Frage war, ob man sich auch per SMS oder WhatsApp krankmelden kann. Grundsätzlich ist das nicht verboten, sofern der Arbeitsvertrag keine bestimmte Form vorschreibt. Allerdings empfehlen Expert:innen, sich zusätzlich telefonisch oder per E-Mail zu melden, da SMS und Messenger-Dienste nicht immer zuverlässig sind. Außerdem sollte man bedenken, dass sensible Gesundheitsdaten über solche Kanäle nicht optimal geschützt sind. Im Zweifel ist eine telefonische Meldung gefolgt von einer schriftlichen Bestätigung per E-Mail oder Brief die sicherste Variante. (Quelle: DSGVO Art. 9, Stand: 2025)
(Regelungen zur Form der Krankmeldung können je nach Arbeitsvertrag oder Betriebsvereinbarung abweichen. Stand: 2025)
Einige haben uns auch gefragt, ob der Arbeitgeber verlangen kann, dass man persönlich vorbeikommt, um die Krankmeldung abzugeben. Die Antwort ist: Nein, das ist in der Regel nicht zulässig. Wer krank ist, ist arbeitsunfähig und muss nicht ins Büro kommen. Die Krankmeldung kann telefonisch, per E-Mail oder auf einem anderen angemessenen Weg erfolgen. Eine persönliche Abgabe kann der Arbeitgeber nur in besonderen Ausnahmefällen verlangen – etwa wenn im Arbeitsvertrag explizit eine solche Regelung getroffen wurde. Aber selbst dann muss die Regelung verhältnismäßig sein. (Quelle: Arbeitsrecht-Kommentare, Stand: 2025)
(Einzelne Regelungen können je nach Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag unterschiedlich sein. Stand: 2025)
Und schließlich wurde uns die Frage gestellt, was passiert, wenn man die Krankmeldung vergisst. In diesem Fall sollte man die Meldung sofort nachholen, sobald man den Fehler bemerkt. Je länger man wartet, desto schwieriger wird es, den Vorfall zu erklären. Im schlimmsten Fall kann das als unentschuldigtes Fehlen gewertet werden, was zu Abmahnungen oder sogar zur Kündigung führen kann. Deshalb gilt: Lieber einmal zu viel als zu wenig melden – und im Zweifel immer sofort reagieren. (Quelle: EFZG § 5, Stand: 2025)
(Konsequenzen können je nach Einzelfall und Arbeitsvertrag variieren. Stand: 2025)
Am Ende haben wir für uns festgehalten: Eine Krankmeldung ist kein Hexenwerk, aber sie verdient Sorgfalt und Aufmerksamkeit. Ein kleiner Fehler kann schnell zu großen Problemen führen – aber mit den richtigen Vorkehrungen und einem klaren Notfallplan lassen sich die meisten Schwierigkeiten vermeiden. Wir hoffen, dass unsere Erfahrungen und die gesammelten Informationen anderen helfen, ähnliche Situationen souverän zu meistern.
Falls ihr selbst schon mal eine falsch versendete E-Mail hattet oder andere Tipps rund um Krankmeldungen habt, freuen wir uns über eure Geschichten – am besten bei einer Tasse Tee am Küchentisch.
